Informační systém QML disponuje modulem Personalistika. Kromě základní evidence pracovníků, jejich pracovních poměrů, docházky a dovolené toho umí mnohem víc.
Spočítá cestovní příkazy, připomene termíny pro obnovení aktivit (školení, certifikátů, zkoušek, lékařských prohlídek) nebo vyrobí sestavu dat pracovníků vám na míru. A jako horkou novinku jsme přidali nový formát docházkového listu, rozšířili XLS export docházky o užitečné informace a nově také umožňujeme stažení exportů JMHZ. Mimochodem, držíte někdo pracovní pohotovost?
To je namátkou jen pár oblastí, o kterých si myslíme, že stojí za zmínku. Právě takové drobné funkcionality zabíjí množství tabulek a seznamů, které vedete mimo IS QML. Kopírujete a pořád dokola přepisujete stejná data. Tabulky spolu nekomunikují, nepohlídají termíny a často se ani neví, která verze je aktuální. Tisknete tuny papírů, zakládáte do šanonů a ty pak skončí neznámo kde. Termíny řešíte…až když propadnou.
Možná ani netušíte, že to jde dělat jinak – lépe – v IS QML, který léčí bolístky, jež s evidencemi mimo něj zažíváte.
CESTOVNÍ PŘÍKAZY
Základem každého modulu je volba Nastavení. V případě cesťáků hledejte Personalistika → Nastavení-obecné → sekce CESTOVNÍ PŘÍKAZY a nastavte aktuálně platné sazby stravného a PHM (pokud zaměstnanci vyúčtovávají služební cesty vlastním vozidlem).
Přejděte na Detailech pracovníka → na záložku Cestovní příkazy a pusťte se do práce:
– kdy a kam pracovník jel?
– čím jel?
– jak dlouho tam byl?
– náleží mu snížené stravné z důvodu poskytnutí bezplatného jídla?
– platil nocleh nebo měl další výdaje?
– byl v zahraničí?
– náleží mu stravné v cizí měně?
Nebo pracovníka nechte, aby si cesťák sestavil sám. Jde to z Personalistika → Portál pracovníka → záložka Cestovní příkazy.
Je-li zapnuto schvalování cestovních příkazů, systém dá nadřízenému vědět, až pracovník vyúčtování dokončí.
Nezapomeňte vygenerovat měsíční vyúčtování v PDF – zvlášť tuzemské a zvlášť zahraniční příkazy.
AKTIVITY
Evidence aktivit pracovníka si bude pamatovat každé jeho školení, získaný certifikát či proběhlou lékařskou prohlídku včetně platnosti a příštího termínu.
Jak na to? Vše začíná správným nastavením. V menu modulu Personalistika vyhledejte Nastavení – aktivity a zadejte všechna školení, certifikáty a akce, které chcete u pracovníků evidovat a jejich platnost. Dle platnosti a data absolvování aktivity se pak vypočítává datum platnosti aktivity.
Aktivitám nezapomeňte nastavit také kdo a kdy má být upozorněn na blížící se konec platnosti aktivity .
Pokud absolvovali pracovníci nějakou aktivitu společně (např. byli ve stejný den na školení BOZP), není potřeba každému jednotlivě tuto informaci zadávat. Využijte možnosti hromadného zadání, kterou naleznete v Personalistika → Aktivity pracovníků → Přidat a v poli Pracovníci zvolte všechny osoby, kteří mají aktivitu za sebou.
Záznam o aktivitě se pak automaticky založí každému z nich. Na detailech absolvované aktivity už jen k pracovníkům dohrajete certifikáty či jiné dokumenty, které je žádoucí v systému evidovat.
Protože od vás víme, že je problém termíny uhlídat a ptáte se nás, jestli upozornění odešlo a komu odešlo, přidali jsme na Detaily aktivity pracovníka záložku Emaily s náhledem odchozích oznámení na blížící se termín aktivity.
Na závěr aktivit představíme ještě jednu drobnou změnu. Na přehledu Aktivit pracovníků jsou červeně značeny aktivity pracovníků bez platného pracovního poměru a přeškrtnuty jsou aktivity, kterým skončila platnost.
Doporučujeme zpřístupnit tento přehled vedoucím pracovníkům. Je vybaven omezením, aby vedoucí pracovníci viděli jen své podřízené (personalisté a vybrané systémové role vidí vše).
SESTAVY
V Personalistika → Aktivity – sestavy si sami navrhněte, z jakých dat se má skládat sestava pracovníků vztahující se k aktivitám. Zvolte sloupce týkající se pracovníka a sloupce aktivit. Sestavu uložte.
Přehled s požadovaným obsahem dle uložené sestavy vygenerujete v Personalistika → Pracovníci → prostřednictvím hromadné akce.
Obdobně lze vygenerovat sestavu, která bude obsahovat údaje o pracovníkovi, vybrané hodnoty vztahující se k cizincům, pracovním poměrům nebo k pracovnímu místu pracovníka. Pro vytvoření takové sestavy použijte funkcionalitu hlavního menu modulu Personalistika → Sestavy.
PRACOVNÍ POMĚRY – peněžitá pomoc v mateřství, rodičovská dovolená, neaktivní poměr (evidence)
Na vaši žádost jsme do druhů pracovních poměrů přidali tři speciálky.
Zvolíte-li „peněžitá pomoc v mateřství“, bude se u jména tohoto pracovníka zobrazovat ikona dítěte (např. na přehledu Docházka, na přehledu Pracovníci nebo i v Detailech pracovníka).
Zvolíte-li „rodičovská dovolená“, bude se u jména tohoto pracovníka zobrazovat ikona kočárku. Pokud pracovníkovi nastavíte „neaktivní poměr (evidence)“, je to bez ikonky.
Pracovník na rodičovské dovolené i evidenční pracovník s neaktivním poměrem jsou považováni za osoby bez platného pracovního poměru a je u nich zablokována možnost zadávání docházky, cestovních příkazů a plánu práce.
Doplňte svým evidenčním pracovníkům tento nový neaktivní pracovní poměr.
DOCHÁZKOVÝ LIST
Pracovníci občas připraví personálnímu oddělení horké chvilky, když v jednom měsíci stihnou dovolenou, OČR, práci v noci, v sobotu, v neděli a do toho si střihnou lékaře a ještě neschopenku.
Náš původní jednotabulkový vzhled docházkového listu není pro tyto případy nejvhodnější variantou.
Přidali jsme tedy možnost stažení docházkového listu ve více tabulkové verzi a samotné nás překvapilo, že se nám líbí víc než ta předchozí.
Nový vzhled docházkového listu zapnete v Personalistika → Nastavení – obecné → sekce DOCHÁZKOVÝ LIST → pole Formát PDF s DL.
EXPORT DOCHÁZKY
Předáváte mzdové účetní docházkové listy s nalepenými papírky s poznámkami a pokyny? Už nemusíte!
V Personalistika → Nastavení – obecné → sekce DOCHÁZKA se nachází nenápadné pole Poznámka k docházce. Když volbu „ne“ přepnete na „ano“, bude se na záložku Docházka (Detaily pracovníka nebo pracovního poměru) vkládat pole Poznámka, do kterého můžete zapsat všechny informace, které by jinak skončily na lepícím papírku. Pole uvidí jen personalisté, nadřízení pracovníka (asistenti) a vlastník modulu.
Poznámka k docházce se nedostane na docházkový list, ale přidali jsme ji do podrobnějšího exportu zobrazených záznamů docházky. Víte, kde ho stáhnete? Na přehledu Docházka – třetí ikona vlevo nahoře.
Export nově obsahuje také informace o práci o víkendech, v noci, ve svátek, odpracované přesčasy a nadúvazky a také hodiny držené pracovní pohotovosti.
Pracovní pohotovost je poslední novinka, kterou jsme si připravili. Zapíná se rovněž v Personalistika → Nastavení – obecné → sekce DOCHÁZKA a umožňuje na záložce Docházka (Detaily pracovníka nebo pracovního poměru) evidovat počet hodin pracovní pohotovosti v měsíci.
Tento údaj se pak bude informativně zobrazovat i na docházkovém listu.
PŘÍZNAK OSOBNÍ ÚDAJ A JMHZ
Vybrané údaje pracovníka (Detaily pracovníka) a uchazeče (Detaily uchazeče / osobního dotazníku) jsou označeny ikonkou megafonu nebo ikonkou žlutého štítu (někdy i oběma).
Megafon říká, že se jedná o údaj, který je vyžadován v Jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele.
Štít se zobrazuje u těch polí, které systém považuje za osobní údaje a zobrazují se jen oprávněným osobám. Komu? To zjistí každý pracovník na svém Portálu pracovníka na záložce Souhlasy.
JMHZ – předregistrace a oznámení o nenastoupení
Na Detailech pracovníka (i na Detailech uchazeče / osobního dotazníku) → záložka Sestavy a export přibyly dvě nové položky. Lze zde stáhnut export jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele PRZEC P1 – předregistrace a PRZEC P2 – oznámení o nenastoupení.
Jak pracovníkovi, tak uchazeči je nově možno uložit stav evidence pracovníka u ČSSZ. Buď jednotlivě nebo i hromadnou akcí „Změnit stav evidence ČSSZ“ na přehledech.
Informační systém QML se vyznačuje především #rychlou implementací. #bleskovou podporou. #snadným ovládáním. #přehledností. #komplexností. #modularitou.
