Řízení náboru pracovníků – osobní dotazník

Nábor nebyl nikdy jednodušší.

Funkcionalita Uchazeči umožňuje řízení náboru včetně sledování souhlasu uchazeče v souladu s GDPR, podporuje online vyplnění osobního dotazníku.

Nový uchazeč

Nový osobní dotazník lze založit v přehledu Uchazeči prostřednictvím ikony Nový záznam (v levém horním rohu).

Osobní dotazník tak lze vyplňovat a doplňovat postupně v souladu s průběhem náboru.

Detail uchazeče

Na záložce Informace se nachází základní údaje z osobního dotazníku.

Prostřednictvím záložky Nábor zaznamenejte vývoj náboru – termín pohovoru či následný kontakt nebo přidělte tag pokud uchazeč nemá zájem, nekomunikuje nebo se třeba rozhoduje.

Odeslání k vyplnění online

Příjemnou funkcí pro náboráře je možnost odeslat uchazeči odkaz, umožňující vyplnění dotazníku online, ve webovém prohlížeči, prostřednictvím sítě Internet.

Stačí uložit nový dotazník, na detailu se přepnout na záložku Interakce a kliknout na tlačítko Odeslat uchazeči. V následujícím dialogovém okně zbývá už jen zadat emailovou adresu uchazeče.

Uživatel může také editovat text, který bude spolu s vygenerovaným zahashovaným odkazem odeslán.

Online osobní dotazník

Uchazeč může rozpracovaný formulář kdykoliv uložit a později se k němu vrátit. Ve chvíli, kdy však klikne na tlačítko Odeslat dotazník, bude mu formulář pro další úpravy znepřístupněn. O úspěšném odeslání formuláře je jak uchazeč, tak příslušný personalista informován emailem.

Mysleli jsme na vše, proto je v detailu osobního dotazníku (na záložce Interakce) možné i u takto vyplněného osobního dotazníku vygenerovat novou URL adresu a znova uchazeči zaslat k doplnění potřebných údajů, a to i opakovaně.

Souhlas

V editaci osobního dotazníku lze prostřednictvím tlačítka Udělení zaznamenat udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů pro účel organizace budoucích výběrových řízení a zasílání adekvátních pracovních nabídek. Možnost uložení přílohy je samozřejmostí.

Stejně jednoduše lze udělení souhlasu také odvolat kliknutím na tlačítko Odvolání.

Souhlas může udělit i uchazeč prostřednictvím online osobního dotazníku.

Evidence souhlasů a odvolání

V detailu osobního dotazníku je na záložce Interakce zaznamenáno veškeré dění – od odeslání vygenerované adresy uchazeči, přes vyplnění dotazníku uchazečem až po udělení/odvolání souhlasu uchazečem případně zaznamenání souhlasu/odvolání uživatelem.

Aktuální stav udělení/odvolání je zobrazen v detailu dotazníku a také v přehledu osobních dotazníků prostřednictvím ikon. Fajfka znamená, že byl souhlas udělen, křížek, že byl odvolán. Není-li zobrazena žádná ikona, souhlas získán nebyl udělen.

Termín výmazu

V detailu každého osobního dotazníku je uvedeno datum předpokládaného výmazu, které se mění v závislosti na udělení/odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů .

Osobní dotazníky, u kterých uplynul zákonný důvod pro zachování v evidenci (termín výmazu), jsou v přehledu osobních dotazníků podbarveny žlutou barvou. Zároveň je na začátku každého týdne zasílán příslušným personalistům přehled těchto osobních dotazníků se zdůvodněním, proč by měly být z evidence vymazány.

Export do PDF

Je snad libo vyexportovat osobní dotazník do PDF? Pro tento účel se v detailu zobrazuje ikonka PDF souboru. Stačí kliknout a uložit.

Hlavička a zápatí souboru bude obsahovat údaje Vaší společnosti. Dokument je opatřen prohlášením o správnosti údajů jakož i povinným poučením dle GDPR. Zbývá jen podepsat.

Nový pracovník

Ve spodní části detailu uchazeče můžete informovat personalistu o vybraném uchazeči.

Tlačítko „Vytvořit pracovníka“ umožňuje založit nového pracovníka s předvyplněnými údaji.

Údaje jsou editovatelné, avšak po uložení záznamu dojde k nenávratnému smazání původního osobního dotazníku z evidence Uchazeči. Ten je následně možno stáhnout jako PDF na záložce Soubory v detailu tohoto pracovníka.