Každá instalace informačního systému QML disponuje modulem Personalistika. Kromě základní evidence pracovníků, jejich pracovních poměrů, docházky a dovolené toho umí mnohem víc.
Spočítá cestovní příkazy, připomene termíny pro obnovení aktivit (školení, certifikátů, zkoušek, lékařských prohlídek) nebo vyrobí sestavu dat pracovníků vám na míru. A jako horkou novinku jsme přidali nový formát docházkového listu a rozšířili XLS export docházky o užitečné informace. Mimochodem, držíte někdo pracovní pohotovost?
To je namátkou jen pár oblastí, o kterých si myslíme, že stojí za zmínku. Protože právě tyto drobné funkcionality zabíjí množství tabulek a seznamů, které vedete v různých systémech.
Možná ani netušíte, že to jde dělat jinak – lépe – v IS QML.
CESTOVNÍ PŘÍKAZY
Základem každého modulu je volba Nastavení. V případě cesťáků hledejte Personalistika → Nastavení-obecné → sekce CESTOVNÍ PŘÍKAZY a nastavte aktuálně platné sazby stravného a PHM (pokud zaměstnanci vyúčtovávají služební cesty vlastním vozidlem).
Přejděte na Detailech pracovníka → na záložku Cestovní příkazy a pusťte se do práce:
– kdy a kam pracovník jel?
– čím jel?
– jak dlouho tam byl?
– náleží mu snížené stravné z důvodu poskytnutí bezplatného jídla?
– platil nocleh nebo měl další výdaje?
– byl v zahraničí?
– náleží mu stravné v cizí měně?
Nebo pracovníka nechte, aby si cesťák sestavil sám. Jde to z Personalistika → Portál pracovníka → záložka Cestovní příkazy.
Je-li zapnuto schvalování cestovních příkazů, systém dá nadřízenému vědět, až pracovník vyúčtování dokončí.
Nezapomeňte vygenerovat měsíční vyúčtování v PDF – zvlášť tuzemské a zvlášť zahraniční příkazy.
AKTIVITY
Evidence aktivit pracovníka si bude pamatovat každé jeho školení, získaný certifikát či proběhlou lékařskou prohlídku včetně platnosti a příštího termínu.
Jak na to? Vše začíná správným nastavením. V menu modulu Personalistika vyhledejte Nastavení – aktivity a zadejte všechna školení, certifikáty a akce, které chcete u pracovníků evidovat a jejich platnost. Dle platnosti a data absolvování aktivity se pak vypočítává datum platnosti aktivity.
Aktivitám nezapomeňte nastavit také kdo a kdy má být upozorněn na blížící se konec platnosti aktivity .
Pokud absolvovali pracovníci nějakou aktivitu společně (např. byli ve stejný den na školení BOZP), není potřeba každému jednotlivě tuto informaci zadávat. Využijte možnosti hromadného zadání, kterou naleznete v Personalistika → Aktivity pracovníků → Přidat a v poli Pracovníci zvolte všechny osoby, kteří mají aktivitu za sebou.
Záznam o aktivitě se pak automaticky založí každému z nich. Na detailech absolvované aktivity už jen k pracovníkům dohrajete certifikáty či jiné dokumenty, které je žádoucí v systému evidovat.
SESTAVY
V Personalistika → Sestavy – aktivity si sami navrhněte, z jakých dat se má skládat sestava pracovníků vztahující se k aktivitám. Zvolte sloupce týkající se pracovníka a sloupce aktivit. Sestavu uložte.
Přehled s požadovaným obsahem dle uložené sestavy vygenerujete v Personalistika → Pracovníci → prostřednictvím hromadné akce.
Obdobně lze vygenerovat sestavu, která bude obsahovat údaje o pracovníkovi, vybrané hodnoty vztahující se k cizincům, pracovním poměrům nebo k pracovnímu místu pracovníka. Pro vytvoření takové sestavy použijte funkcionalitu hlavního menu modulu Personalistika → Sestavy.
DOCHÁZKOVÝ LIST
Pracovníci občas připraví personálnímu oddělení horké chvilky, když v jednom měsíci stihnou dovolenou, OČR, práci v noci, v sobotu, v neděli a do toho si střihnou lékaře a ještě neschopenku.
Náš původní jednotabulkový vzhled docházkového listu není pro tyto případy nejvhodnější variantou.
Přidali jsme tedy možnost stažení docházkového listu ve více tabulkové verzi a samotné nás překvapilo, že se nám líbí víc než ta předchozí.
Nový vzhled docházkového listu zapnete v Personalistika → Nastavení – obecné → sekce DOCHÁZKOVÝ LIST → pole Formát PDF s DL.
EXPORT DOCHÁZKY
Předáváte mzdové účetní docházkové listy s nalepenými papírky s poznámkami a pokyny? Už nemusíte!
V Personalistika → Nastavení – obecné → sekce DOCHÁZKA se nachází nenápadné pole Poznámka k docházce. Když volbu „ne“ přepnete na „ano“, bude se na záložku Docházka (Detaily pracovníka nebo pracovního poměru) vkládat pole Poznámka, do kterého můžete zapsat všechny informace, které by jinak skončily na lepícím papírku. Pole uvidí jen personalisté, nadřízení pracovníka (asistenti) a vlastník modulu.
Poznámka k docházce se nedostane na docházkový list, ale přidali jsme ji do podrobnějšího exportu zobrazených záznamů docházky. Víte, kde ho stáhnete? Na přehledu Docházka – třetí ikona vlevo nahoře.
Export nově obsahuje také informace o práci o víkendech, v noci, ve svátek, odpracované přesčasy a nadúvazky a také hodiny držené pracovní pohotovosti.
Pracovní pohotovost je poslední novinka, kterou jsme si připravili. Zapíná se rovněž v Personalistika → Nastavení – obecné → sekce DOCHÁZKA a umožňuje na záložce Docházka (Detaily pracovníka nebo pracovního poměru) evidovat počet hodin pracovní pohotovosti v měsíci.
Tento údaj se pak bude informativně zobrazovat i na docházkovém listu.
Informační systém QML se vyznačuje především #rychlou implementací. #bleskovou podporou. #snadným ovládáním. #přehledností. #komplexností. #modularitou.
